Het is bijna onzegbaar welke variëteit van ervaringen medewerkers in hun handelingspraktijk opdeden en opdoen, nu al ruim een jaar, in coronatijd. Onmiskenbaar hebben we allemaal veel geleerd. Maar de mentale en fysieke belasting is niet gering te schatten. Niet voor niets openbaart zich de behoefte om te reflecteren op alle opgedane ervaringen, opdat medewerkers in staat zijn om daaraan een plek te geven. Om deze reden is het een welkome gedachte om tijd en ruimte te maken voor Teamreflectie. Dit artikel legt kort de inhoud en betekenis uit en verwijst naar een nuttig filmpje.
Zorgaanbieders in de provincie Noord-Brabant hebben een uitstekende ervaring opgedaan met het aanknopen van teamgesprekken met als inhoud en doel dat de medewerkers onder deskundige leiding de variëteit van ervaringen die ze in de hoogtijdagen van corona hebben opgedaan, kunnen delen. De aanpak verloopt in drie stappen: eerste gesprek van drie uur, een tussenperiode van ongeveer twee maanden waarin een buddy-samenwerking beproefd wordt en een terugkombijeenkomst die ongeveer twee uur duurt.
De ervaring in Brabant leert dat er allerwege een nuttig effect van uitgaat: sterkere teamcohesie, minder verzuim, minder uitstroom. De deskundige begeleiding wordt ingehuurd, maar het plan is om tevens trainers uit eigen kring op te leiden door hen een train-the-trainerprogramma aan te bieden.
Pilot
In Groningen fungeert inmiddels een pilot. Leren is altijdbiedt vijf organisaties de gelegenheid om daaraan deel te nemen.
Voor meer informatie: zie onderstaand filmpje en kader:
Teamreflectie
Een team komt tweemaal bij elkaar, met een tussenpoos van 2 tot 3 maanden. Dit is mede afhankelijk van de behoefte of wens van het deelnemende team. Een ideale groepsgrootte is 10 – 15 deelnemers. Teams van een grotere omvang worden gesplitst in twee groepen.
Teamreflectie 1 beslaat drie uur en de kern van dat programma bevat de volgende onderdelen:
- opening door een leidinggevende;
- introductie trainer/coach en korte uiteenzetting programma;
- open vraag aan de groep/groepsgesprek: Wat vind je ervan dat we op deze manier vandaag bij elkaar zitten? Afhankelijk van de reacties en de openheid; bij veel respons ‘vlechten’ we het vervolg van de inhoud in het gesprek, bij weinig respons hanteren we het vervolg meer als een ‘agenda’;
- uitleg over wat stress is, wat het met je doet, welke verschijningsvormen het kent en welke verschillen dat oplevert tussen mensen;
- hoe werkt dat bij jou? Bespreken van de kenmerken die je bij jezelf herkent. Vertalen naar concrete acties die je kan ondernemen om effectief mee om te gaan;
- buddy-aanpak bespreken. Afhankelijk van wat er al gedaan is op dit vlak. Bij bestaande buddy-structuur aansluiten of met elkaar afspreken hoe we buddy-structuur vorm gaan geven;
- afspraken maken voor de tussentijd tussen deze eerste teamreflectie en de tweede, die na een maand of twee gehouden wordt.
Teamreflectie 2, na 1 tot 3 maanden, bevat de volgende onderdelen:
- terugkijken op de afgelopen paar maanden. Groepsgesprek over de ervaren hectiek en wat dat met ieder van de individuen doet;
- terugkijken op de buddy-gesprekken van de afgelopen maanden. Indien nodig de afspraken met elkaar bijstellen;
- bespreken van behoeftes en ideeën over de verdere borging van teamreflectie.
Gedurende het traject is er ruimte voor verdieping bij signalen die vragen om meer aandacht. Die worden anoniem en gebundeld teruggekoppeld naar de organisatie (HRM/D en management) zodat de organisatie hieraan vervolg kan gegeven. Tevens is er een vangnet voor die mensen die meer aandacht nodig hebben. Onderdeel van het vangnet is om samen met de ondersteuning binnen de zorgorganisaties af te stemmen hoe medewerkers worden geholpen om op tijd met hun vragen in het juiste kanaal terecht te komen.
Het is een verzoek aan de direct leidinggevende om zelf niet deel te nemen aan de teamreflectie van het team waar hij/zij leiding aan geeft. Dit om geen verleiding aan te brengen om het gesprek over organisatorische kwesties te voeren en daarmee niet – of minder – over de aanwezige emoties.
De teamreflectie wordt ondersteund aan de hand van een werkboekje/naslagwerkje dat door Thuis in het verpleeghuis/Waardigheid en trots in de regio wordt aangeboden.
