Organisaties die leren belangrijk vinden, maar tevens onzeker zijn over de beleving van die ambitie onder de medewerker kunnen kiezen voor het uitvoeren van een leerklimaatscan. Je komt dan aan de weet hoe medewerkers oordelen over de leerruimte, leerpraktijken, leerbehoeften, leermogelijkheden en meer. Maar, zodra je dat weet…wat dan? Deze bijdrage gaat over de betekenis van een leerklimaatscan en wat je daarmee in gang zet of kunt zetten. De focus ligt op de handelingspraktijk, dus op de medewerkers die alledag cliënten bijstaan.
Initiatief
Het initiatief om het leerklimaat te willen onderzoeken is al een groot ding. Om te beginnen: wie komt op het idee? wie neemt het initiatief? Iedereen kan op het idee komen, maar het draagvlak voor het initiatief moet liggen bij de verantwoordelijke manager. Die moet immers faciliteren en waarborgen dat het onderzoek plaatsvindt en dat tijd en ruimte wordt gemaakt om opvolging te geven aan de uitkomsten. Ook al zijn die op voorhand niet bekend.
In de fase van het initiatief gaat het om: wat wil je weten en waarom wil je dat weten? Deze vragen leiden onmiddellijk naar de context die bestaat uit het motief, de beginsituatie en het doel én naar wat je wilt doen met de uitkomsten van de scan.
Motief
Het motief zal veelal voortvloeien uit de ambitie van de organisatie om de professionaliteit van haar medewerkers te zien als een dynamisch begrip. In de verpleeghuiszorg wordt een groeiende plaats ingeruimd voor het niet weten, onder meer door onbegrepen gedrag van cliënten. Professionaliteit heeft dan als kenmerk: kunnen omgaan met het niet weten, vermogens om te observeren en na te denken, competenties om alternatieve mogelijkheden van zorg en ondersteuning te overwegen en gedachten daarover collegiaal te delen.
Een tweede aspect dat betekenis geeft aan het motief is dat organisaties grote waarde zijn gaan hechten aan een vruchtbaar en prettig leerklimaat. In de arbeidsmarkt overtreft de vraag naar zorgmedewerkers het aanbod. Daardoor moet meer worden geïnvesteerd in het boeien en binden, in de vorm van het bieden van een ontvankelijke organisatiecultuur, een aangenaam leerklimaat en ruimte voor leren.
| Fase | Aandachtspunten | |
|---|---|---|
| 1 | Initiatief | Waarom een leerklimaatscan? Welke context? |
| 2 | Motief, beginsituatie en doel | Zorgvuldig formuleren, vaststellen en vastleggen. |
| 3 | Introductie en communicatie | Vereist veel aandacht. |
| 4 | Uitvoering | Organiseer gelegenheid voor de deelnemers om dit aandachtig te kunnen doen. |
| 5 | Uitkomsten / resultaten | Belofte: eigenaarschap ligt vanaf hier bij de deelnemers. |
| 6 | Opvolging | Leren; Leren is altijd |
Beginsituatie
In de initiatieffase (1) is van belang om de vooronderstellingen expliciet te maken en daardoor de beginsituatie goed in kaart te brengen. Hulpvragen hiervoor zijn:
- Welke omstandigheden verklaren het initiatief om een leerklimaatscan te willen uitvoeren?
- Vindt de organisatie leren & ontwikkelen belangrijk en waaruit blijkt dat?
- Welke modellen en hulpmiddelen gebruikt de organisatie om haar visie op leren & ontwikkelen te verbeelden of te ondersteunen (bijvoorbeeld CanMEDS, 21e eeuwse vaardigheden, EFF Skills Wheel, zie afbeeldingen)?
- Wie draagt welke verantwoordelijkheid om inhoud en betekenis te geven aan leren?
- Is leren & ontwikkelen een relatief nieuw strategisch thema of geldt het al langer?
- Hebben alle (of de meeste) medewerkers daar weet van?
- Welke leerpraktijken kent de organisatie al?
Doel
De antwoorden op deze vragen zullen leiden tot verhalen die zicht geven op het doel. Doelformuleringen moeten overigens beginnen bij de cliënt. Het moet klip en klaar zijn dat het belang van leren en een geschikt leerklimaat daarvoor ligt bij de cliënten die de medewerkers alledag ontmoeten en met wie ze samenwerken om hun zorg en ondersteuning zo persoonsgericht mogelijk te maken.
Visie
Het in kaart brengen van motief, doel en beginsituatie vergt enige scherpslijperij. In deze fase zal het vanzelf gaan over normatieve kaders die te vinden zijn in onder meer kwaliteitskaders, de beroepscode, beroepsprofielen, functieprofielen en wat daarin allemaal al staat (veel!) over professionele ontwikkeling. Bij het formuleren van een (organisatie)visie op leren kan aansluiting worden gezocht bij de kennis en visies die daarachter schuil gaan. Voor wie dat belangrijk vindt, kan tevens verdieping worden gevonden bij (wetenschappelijke) literatuur. Onvermijdelijk komt dan aan bod wie welke verantwoordelijkheid draagt om de professie op peil te houden. Ligt die verantwoordelijkheid bij professionals zelf of bij de organisatie? Of bij beide? Discussies zullen raken aan fundamentele waarden, bestaande mensbeelden en gedachten over de besturing, het leiderschap en de cultuur van de organisatie. Zie afbeelding. Reflecties en discussies in deze fase zijn belangrijk. Ze leiden tot een heldere visie en een degelijk verhaal die beide nodig zijn in de volgende fase van introductie en communicatie.
Stappen
Na de (eerste) stap van motief, beginsituatie en doel volgen de stappen van (3) introductie en communicatie en (4) de uitvoering van de scan. Voorlopig houdt het dan even op. Het is onmogelijk en ook ongewenst om al een compleet stappenplan te hebben voor wat de organisatie met de uitkomsten van de leerklimaatscan gaat doen. De eerste drie stappen moeten vooral leiden tot een volwaardige en welbewuste deelname van de medewerkers. Daardoor krijg je de meest betrouwbare uitkomsten. En daarna geldt de belofte dat het eigenaarschap van de volgende stappen ligt bij de deelnemers zelf, zowel in hun collectieve verband als individueel. Je begint dus aan iets waarvan je de uitkomsten niet kent. Evenmin is duidelijk waar het toe leidt. Het is niet een uitgestippeld pad.
De introductie en communicatie behelst een dubbel doel. Enerzijds wil je de aanleiding en het initiatief toelichten. Wat is een leerklimaatscan en waarom wil je dat deze gaat plaatsvinden? Anderzijds gaat het te verwerven begrip en draagvlak over wat met de uitkomsten van de scan gaat gebeuren en over het eigenaarschap van dat vervolg.
Punt van aandacht bij de introductie is dat de woorden leerklimaatscan, leren, leerklimaat en scan multi-interpretabel zijn. Besteed dus veel aandacht aan de taal die gebezigd wordt.
De uitvoering is gebaat bij het bieden van tijd en ruimte om de vragenlijst goed in te vullen. Het komt niet goed als dat inderhaast moet gebeuren, tussen de soep en de aardappelen door. Deelname aan onderzoek moet worden opgevat als een moment van reflectie.
Werkeenheid
Het verdient geen aanbeveling om een leerklimaatscan in de volle breedte van de organisatie uit te zetten. Beter is om klein te beginnen. Besef immers dat je iets op gang brengt dat opvolging behoeft. De uitkomsten van de scan vragen om volgende acties en die mogen niet blijven liggen.
Logisch is de leerklimaatscan uit te voeren in de werkeenheid die voor de medewerkers herkenbaar is; de samenstelling van een afdeling of team. In die samenstelling ligt immers ook het vervolg. Kleinschalige initiatieven zijn hanteerbaar en kunnen later goed worden geëvalueerd.
Instrument
Vooraf moet de relatieve betekenis van de leerklimaatscan worden ingezien. Het is een middel, een instrument dat moet worden beschouwd als een aanknopingspunt. Er zijn meerdere aanbieders, waardoor de neiging kan ontstaan om veel tijd te besteden aan een onderlinge vergelijking en het, daartoe, op een rij zetten van plussen en minnen. Mijn advies is om vooral te kijken naar de ruimte die het instrument biedt om eigen vragen in te voegen. Bovenal lijken mij het belangrijkst de zorgvuldigheid die uitgaat naar het voorafgaande proces en naar het proces van dialoog, keuzes maken en vormgeving dat nadien op gang komt, zodra de uitkomsten beschikbaar zijn.
Uitkomsten
De uitkomsten zullen een licht werpen op het leerklimaat zoals dat door de betrokken medewerkers wordt beleefd. Je krijgt een beeld over het hier en nu kan ook worden opgevat als een terugkoppeling van medewerkers over de manier waarop leren wordt ervaren door de medewerkers.
Aansluitend, dat kan niet missen, zal de vraag zijn: wat gaan we doen met wat we nu weten? Dan volgt de inhoudelijke discussie over hoe leren in de komende tijd zal worden aangepakt en ingevuld. In dit collectief proces zal, als het goed is, energie vrijkomen, krijgt creativiteit een kans en komen spontaan dingen op gang als teamspirit, motivatie, betrokkenheid en verantwoordelijkheid.
Eigenaarschap
Zodra de uitkomsten bekend worden, ligt het eigenaarschap bij de groep van medewerkers die deel uitmaken van de gekozen werkeenheid. Een begeleider of coach kan het team ondersteunen. Cruciale vragen zijn: wat vinden wij? En wat gaan wij doen met deze bevindingen? Het team moet komen tot een idee, een plan, een aanpak.
Hefboom
De focus van de leerklimaatscan ligt vooreerst bij het blootleggen van de organisatiecultuur en het daarbinnen geldende leerklimaat, alsmede van de heersende opvattingen over hoe medewerkers hun professionaliteit op peil houden. Maar je kunt er donder op zeggen dat de resultaten van de uitgevoerde scan alras leiden naar het leren zelf. Dat lijkt me zelfs de bedoeling. Het gesprek zal allengs meer gaan over leerbehoeften, leervormen, leerstijlen en de manier waarop daaraan toepassing wordt gegeven. Vanaf dat moment zijn de medewerkers zelf aan zet om het beoogde leerklimaat in te kleuren en om te gaan bepalen welke leeractiviteiten in de komende tijd worden ondernomen. Hulp en begeleiding kunnen nodig en nuttig zijn, maar vooral in ondersteunende zin en zonder afbreuk te doen aan het eigenaarschap.
Stap voor stap
Meestal is het niet mogelijk, evenmin wenselijk, om alle ontluikende ideeën meteen te verzilveren. Dat zou leiden tot een overladen programma. Beter is het om zich te beperken tot een of twee onderwerpen en die grondig uit te werken.
Ter afsluiting
Een leerklimaatscan wijst uit of er is sprake van een gunstig leerklimaat, of niet. Ongeacht de uitslag van de scan, je vindt in de uitslagen altijd aanknopingspunten om het gesprek over leren en ontwikkelen aan te wakkeren. Wie aan de slag wil met een leerklimaatscan (het initiatief), zal eerst de nodige tijd moeten besteden aan het in kaart brengen van de context die bestaat uit motief, beginsituatie en doel (2). Bij het formuleren daarvan gaat het op de eerste plaats om de cliënt. Gepleit wordt voor klein beginnen, opdat tijd en plaats kan worden ingeruimd voor volgende acties. Na evaluatie en op basis van geleerde lessen, kan toepassing op grotere schaal worden overwogen. De introductie en communicatie vereisen zorgvuldigheid, alleen al over het woordgebruik, maar vooral om duidelijk te maken dat het eigenaarschap van de uitkomsten bij de medewerkers zelf ligt.
