Onder de vlag van Topic 1 van het Convenant Thuis in het verpleeghuis werken zorgaanbieders samen om hun personeelssamenstelling op peil en stabiel te houden. In deze bijdrage gaat het over werk dat al gedaan is en over werk dat in de startblokken staat.
Topic 1
Als we spreken over de personeelssamenstelling van de zorgorganisatie, hanteren we doorgaans drie begrippen:
- instroom: het aantrekken van nieuwe medewerkers en het hen bieden van een goede ontvangst;
- doorstroom: zorg dragen voor aantrekkelijk werkgeverschap, een mooie en veilige werkomgeving, mogelijkheden voor medewerkers om te leren en zich (verder) te ontwikkelen. Ook hoort hierbij het beheersen van het ziekteverzuim;
- uitstroom: het voorkomen dat mensen de organisatie verlaten, tenzij dat gebeurt door pensionering. Zorgaanbieders willen graag weten waarom mensen vertrekken. De vertrekredenen vertalen zich immers veelal in maatregelen die gericht zijn op behoud.
Instroom en on boarding
Door een groepje collega’s uit HR-afdelingen is gekeken naar wat belangrijk is in de eerste drie maanden van het dienstverband, ook wel bekend als on boarding. De nieuwe medewerker weet dan dat zij1 is aangenomen bij een organisatie.
Het groepje is werkende weg tot een paar conclusies gekomen:
- het bieden van een warm welkom aan nieuwe medewerkers is niet ingewikkeld. Het is vooral een kwestie van belangrijk maken en doen;
- het bleek lastig om een gedetailleerd programma te maken dat voor alle organisaties die bij het convenant zijn aangesloten toepasbaar is. Dat is de reden waarom is gekozen voor een globale vorm. Wat nu is opgeleverd kan voor elke organisatie dienst doen als leidraad en als hulpmiddel om een eigen vertaling te maken van een concrete aanpak.
De eerste fase, waarvoor tips zijn geformuleerd, is die tussen het besluit van indiensttreding en de eerste werkdag. Kern is de nieuwe medewerker te laten blijken dat de organisatie uitkijkt naar haar komst. En daarnaast dat je de nieuwe collega over aantal praktische zaken informeert, zodat mogelijke vragen die je kunt hebben voor de eerste werkdag beantwoord zijn. Bijvoorbeeld: waar kan ik parkeren? Is er koffie, thee, water? Neem ik mijn eigen lunch mee?
Download: Warm welkom 1 (.PDF)
Voor de tweede fase, zeg maar de eerste maand op de nieuwe werkplek, is een ingrediëntenlijst gemaakt. Deze lijst bevat zaken die de medewerker en haar collega’s helpen om snel vertrouwd te raken op de nieuwe werkplek. In kleine stapjes krijgt de medewerker de ‘regels van het huis’ en elementaire werkprocessen onder de knie. Ook krijgt zij een beetje zicht op het wie, wat en waar.
Download: Warm welkom 2 (.PDF)
Omdat we het evenzeer belangrijk is dat medewerkers het wezen van de organisatie leren kennen is een opzet gemaakt voor hoe een periodiek te houden centrale introductiebijeenkomst eruit kan zien. Zaken als visie, kernwaarden, cultuur, samenwerken en ruimte voor leren komen daar aan de orde.
Download: Warm welkom 3 (.PDF)
De ingrediëntenlijst is bedoeld als een bron van suggesties voor het bieden van een verzorgde ontvangst aan alle nieuwe medewerkers. Het groepje onderstreept nog eens haar kernboodschap: een warm welkom, maak het belangrijk en breng het in de praktijk!
Ziekteverzuim en uitstroom
Inmiddels zijn twee nieuwe groepjes samengesteld die zich gaan buigen over ziekteverzuim en uitstroom. De aanleiding hiervoor is dat uit de monitorcijfers van het pensioenfonds PFZW voor de regio Groningen twee zorgelijke trends blijken.
Ziekteverzuim
Het ziekteverzuim stijgt respectievelijk van 6,8 (2017) naar 8,0 (2018) naar 8,7 (2019). Hiermee is de regio Groningen koploper in het land. De impact hiervan is erg groot. Bekend is immers dat elke 1% daling van het ziekteverzuim het arbeidsmarkvraagstuk met 4% doet afnemen. Zeer de moeite waard dus om steviger in te zetten op het terugdringen van het ziekteverzuim.
Uitstroom
In de laatste twee kwartalen van 2019 stijgt de uitstroom naar buiten de zorg met zo’n 8% naar een totaal van 41,5%. De gemiddelde netto-score instroom en uitstroom is 0,3% over drie jaar. Dit is, gelet op de toekomstige vraag, veel te weinig en strookt niet met de inspanningen die in andere topics worden gedaan om meer mensen te motiveren om in de zorg te gaan werken.
De conclusie luidt dat de trits van aantrekken, boeien, binden en behouden onvoldoende samenhang vertoont en lang niet optimaal functioneert. Reden genoeg om hiermee gezamenlijk aan de slag te gaan.
De werkwijze zal vooral praktisch zijn: het elders ophalen van goede voorbeelden. Tevens werken de groepjes uit op welke manier die goede voorbeelden het best kunnen worden gedeeld onder de partners van het Convenant.
1 Overal waar ‘zij’ staat, kan ook ‘hij’ worden gelezen.
