Er is bijna geen manager of stafadviseur die Verdraaide organisaties van Wouter Hart niet kent. In deze bestseller beschrijft Hart overtuigend hoe de systeemwereld leidend is geworden op de leefwereld. De leefwereld staat voor de dagelijkse praktijk van de cliënt en de professional. De systeemwereld voor de protocollen, normen, indicatoren en andere vormen van regulering: het gereedschap van bestuurders, managers en stafmedewerkers.
Professionals worden in veel organisaties gezien als uitvoerders van de systeemwereld. Dat betekent feitelijk, zo schrijft Hart, dat ze worden ontslagen van het nemen van verantwoordelijkheid. Ze hoeven zelf niet meer na te denken, maar ze moeten doen wat de managers en de regels hun voorschrijven; hou je maar aan het protocol of vraag maar akkoord aan de baas, dan zit je goed. Maar dat is schijn en schijn bedriegt.
Dit artikel gaat over het tweede boek van Wouter Hart: Anders vasthouden.
Hoe het denken in organisaties wordt uitgeschakeld
Anders vasthouden is veel minder bekend en dat is jammer, want het gaat verder waar zijn voorganger eindigt: bij de vraag hoe je de organiseerlogica kunt omdraaien. Zodat niet het volgen van het systeem leidend wordt, maar het nemen van verantwoordelijkheid voor het vinden van oplossingen in de praktijk. Met andere woorden: een manier van organiseren waarin denken en doen niet gescheiden zijn – zoals in klassieke organisaties – maar waarin ze hand in hand gaan.
Laptop van de baas
Stel, je baas vraagt je een nieuwe laptop aan te schaffen met een budget van 800 euro. Hoe duur is dan de laptop die je koopt? De meeste mensen benutten waarschijnlijk de maximale ruimte en geven 799 euro uit. Dit terwijl een laptop van 499 euro misschien ook prima is om je werk goed uit te voeren. Je hebt dan 300 euro verspild. En andersom, wat als je eigenlijk een laptop nodig hebt van 1199 euro? Dan kun je met een goedkopere je werk niet goed doen en ook dat gaat ongetwijfeld veel geld kosten.
Maar wat nou als je, in plaats van een budget, een bankpas meekrijgt? Met de vraag een laptop te kopen waar jij goed je werk mee kunt doen en de uitnodiging verstandig om te gaan met de middelen. Je voelt waarschijnlijk dat er nu iets bij je wordt aangezet, zoals Hart dat noemt. Ineens word je verantwoordelijk voor je eigen besluit. Je gaat na wat je echt nodig hebt, in plaats van dat je het maximale budget als uitgangspunt neemt. Je voelt dat er een verantwoordelijkheid in jezelf is aangezet die met het budget juist was uitgezet. Je begint zélf na te denken.
Sturing en regulering
Het patroon in veel organisaties is dat van de budgetten die aan het eind van het jaar opgemaakt moeten worden, zegt Hart. Het zijn de genormeerde grenzen aan het te declareren bedrag voor bestuurders, waardoor ook zij op hun beurt verleid worden om hun interne kompas te verruilen voor het opzoeken van de grens. Het is het uren schrijven in het tijdregistratiesysteem op zo’n manier dat ze je nooit ergens op kunnen betrappen. Het is de prikklok. Het zijn de vakantiedagen. Het is de zwangerschapsverlofregeling. Het zijn de wetten, regels en systemen. Kortom, het is hoe we binnen en rond onze organisaties vrijwel iedere huidige vorm van sturing en regulering hebben vormgegeven.
Het zijn kleine prikkels die mensen leren niet te gaan staan voor hun verantwoordelijkheid om werkelijke oplossingen te vinden. Signalen die voortkomen uit een behoefte aan zekerheid, maar op den duur leiden tot een cultuur van volgzaamheid.
De dynamiek van het bakje yoghurt
Een paar weken voor mijn zoontje zes jaar oud werd, vroeg hij of hij een bakje yoghurt mocht (…). ‘Ik schenken’, zei Jasper, ‘en jij stop zeggen, oké?’ ‘Nee’, zei ik, ‘Jij schenken en jij stop zeggen… en Sterre, mama en ik willen straks ook nog.’
Dit voorbeeld, hoe eenvoudig ook, bevat al een paar mooie inzichten. Door Jasper geen regels op te leggen, maar slechts een kader te bieden – Sterre, mama en ik willen straks ook nog – wordt hij in organisatietermen een wakkere professional. Het is zijn probleem en straks dus ook zijn oplossing. Die oplossing moet hij zien te vinden in de geest van de bedoeling en als dat nodig is kan de organisatie – het gezin in dit geval – hem daarbij helpen.
Wanneer we naar de opgave in organisaties kijken, dan zien we dat de dynamiek van het bakje yoghurt dwars door alle niveaus en in een veelheid van branches speelt. Ongetwijfeld precies zo in de organisatie waar jij voor of mee werkt, schrijft Hart.
Sleutels om het denken weer aan te zetten
Hoe krijg je nu een organisatie waarin denken en doen weer geïntegreerd zijn? Waarin de professional zélf nadenkt over wat nodig is? Het boek geeft daarvoor negen sleutels. Geen voorschriften, maar een soort richtingwijzers, die je op het hart drukken je gezonde verstand niet uit te schakelen. We noemen er twee.
De vierde sleutel: VAN OPLOSSING NAAR OPLOSSEND VERMOGEN. Hiervoor is het cruciaal om het eigenaarschap van een probleem bij de ander te laten. Professionals en leidinggevenden moeten leren de oplossing niet naar zich toe te trekken, maar juist naast de ander te gaan staan om te kunnen zien wat betekenisvol is in zijn of haar handelingspraktijk. Niet de oplossing aanreiken maar het oplossende vermogen van de ander aanspreken en ondersteunen.
De zesde sleutel: DE LETTER VANUIT DE GEEST. Regels, wetten, richtlijnen en protocollen bestaan niet voor niets. Ze zorgen dat niet iedereen het wiel opnieuw hoeft uit te vinden en ze beschermen tegen onkunde en willekeur. De geest is waar het werkelijk om draait en de letter is een middel om daar te komen. Als professionals alleen maar uitvoerders van de regels zijn, dan worden de waarde die ze als persoon kunnen hebben en hun unieke talenten niet benut. Hart doet daarom een appel op professionals en managers om je vanaf vandaag niet meer verantwoordelijk te voelen voor het uitvoeren van de letter, maar voor het tot vervulling brengen van de geest.
Een heerlijk bladerboek
Anders vasthouden is, net als zijn voorganger Verdraaide organisaties, zeer toegankelijk en in dezelfde recht-voor-zijn-raap stijl geschreven. Iedereen kan begrijpen wat er staat. Het is daardoor niet alleen goed leesbaar voor managers en organisatieadviseurs, maar ook voor professionals die geïnteresseerd zijn in werken vanuit de bedoeling en anders organiseren. Het is geen boek om per se van kaft tot kaft te lezen, maar dat hoeft ook niet. Het is ook geschikt om er geregeld eens doorheen te bladeren.
Je zult dat waarschijnlijk best aantrekkelijk vinden, want het boek is voorzien van mooie, behulpzame plaatjes en de rode draad van het verhaal wordt in grote vetgedrukte tekst door het boek heen vormgegeven. De auteur houdt niet van onnodig ingewikkeld, maar sluit aan bij het gezonde verstand. Het klinkt allemaal volkomen logisch, maar toch stuit je vaak op eyeopeners, die overigens ook best confronterend kunnen zijn.
Bij het schrijven van het boek heeft Wouter Hart dankbaar gebruik gemaakt van de ervaringen van Marius Buiting en Ruud Klarenbeek, beiden zorgmensen. Veel voorbeelden uit het boek spelen zich daarom in de zorgsector af. Herkenbaar dus!
