Zoals de spreuk van deze maand al zegt over samenwerken: makkelijker gezegd dan gedaan.
Er schuilt iets moeilijks in samenwerken, ondanks dat in de startfase vaak veel ambitie en energie zit en het belangrijk is om daarvan optimaal gebruik te maken. Maar de neiging om grote stappen te zetten en essentiële dingen over te slaan is groot. In weerwil van die neiging leent de startfase zich het beste voor een zorgvuldige bespreking van allerlei belangrijke overwegingen die aan de aan te knopen samenwerking ten grondslag liggen. We bespreken daarom het boek: Samenwerken, van idee naar afspraak van Tim Dees en Wilfrid Opheij (2019), uitgegeven door Boom | Management Impact.
Leren samenwerken tussen organisaties
Beide auteurs zijn bepaald geen onbekenden in het Jeruzalem van samenwerken, allianties, netwerken, ketens en partnerships. Zo’n tien jaar geleden alweer brachten zij hun monumentale werk Leren samenwerken tussen organisaties op de markt. Dat werd het Managementboek van het jaar 2013. Terecht, want het boek (495 bladzijden) is schier uitputtend over alles wat we op dat enorme speelveld van samenwerken tegen kunnen komen. Voor wie de omvang, diepte en reikwijdte van deze bekroonde bijbel toch een beetje afschrikt, is het boek dat we hier bespreken een goed alternatief. Ook al kan, gaandeweg, de neiging ontstaan om meer te willen lezen. Daarvoor is een lijst van boeken en artikelen aan het eind opgenomen.
Aan de slag
Het boek is een behulpzame handreiking om met samenwerking daadwerkelijk aan de slag te gaan. Maar initiatiefnemers krijgen meteen een paar heldere boodschappen (Inleiding, bladzijde 7): ‘Denk na vanuit de condities voor kansrijke samenwerking, en handel vanuit de logica van het netwerk, niet vanuit de logica van de hiërarchie.’ En: ‘…samenwerking is geen eenvoudige puzzel die je legt, maar een gezamenlijke zoektocht die elke keer weer net anders is.’ Daarmee is een belangrijk ding meteen gezegd: samenwerking is een zoektocht. Niet een keurig uitgestippelde reis die je vanzelf brengt naar plaatsen waar je wilt komen. Nee, samenwerken is een proces dat veel zorgvuldigheid en bedachtzaamheid vereist.
De goede dingen
Samenwerking beweegt zich niet vanzelf de goede kant op, maar is een interactief proces die vergt dat welbewust wordt omgegaan met de vruchten die door alle interacties worden voortgebracht. De volgorde en uitwerking van de hoofdstukken van het boek getuigt van een degelijke en welbewuste aanpak. Ze getuigen van traagheid zoals Arend Ardon1 het wellicht bedoelt, maar de oogst daarvan volgt later. Vaak zien we de neiging om in de fase van ontluikende samenwerking te versnellen. Daarmee verzekeren partijen zich van moeizaam te nemen hobbels die zich later zullen aandienen.
Werken aan goede verhoudingen
Wat mij betreft is hoofdstuk 3, vooral paragraaf 3.4, het sleutelhoofdstuk. De kracht en de evenwichtigheid van de samenwerking hangt in sterke mate af van persoonlijke verhoudingen en onderlinge relaties van de belangrijkste spelers, veelal zijn dat bestuurders. Daarin spelen triviale elementen een grote rol, zoals sympathieën en antipathieën, hebbelijkheden en onhebbelijkheden, begrepen en onbegrepen gedrag, gedrevenheid en nuchterheid. Niks menselijks is bestuurders vreemd. De intermenselijke verhoudingen verdienen veel aandacht door toepassing van allerlei werkvormen. De voortgang van het proces is een mengeling van zakelijke en inhoudelijke overwegingen en de groei van werkbare persoonlijke verhoudingen. Spelers hoeven elkaar niet per se aardig te vinden, maar moeten wel het belang zien van ieders inspanningen om de beoogde meerwaarde uit samenwerking te halen.
Een belangrijke aspect hierbij is dat de zoektocht van en naar samenwerking een externe én een interne opdracht omvat. Wat zich buiten afspeelt op het speelveld met vertegenwoordigers van andere organisaties (potentiële samenwerkingspartners) moet zich even intens in eigen huis voltrekken. Het volstaat niet om zo nu en dan de voortgang te melden en stukken te verspreiden. Ook hier geldt: werkvormen bedenken om de betekenis van de samenwerking waaraan met anderen wordt gebouwd te doorleven. Bijvoorbeeld door het uitwerken van scenario’s. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de vier grondvormen die zij op bladzijde 52 en 53 laten zien en toelichten.
Deugdelijke interne regie is tevens vereist om te voldoen aan de vereiste formaliteiten, zoals het vragen van advies (van bijvoorbeeld Ondernemingsraad en (centrale) Cliëntenraad) en het verkrijgen van instemming (van de intern toezichthouder).
Een pilot: altijd doen
Als de beoogde samenwerking zich leent voor een pilot, dan zeggen de auteurs: altijd doen! Pilots maken de samenwerking levendig en bieden de kans om ‘mensen uit de achterban te betrekken.’
‘Daarnaast levert de pilot de nodige leerervaringen op voor de gehele samenwerking.’ Een kanttekening is dat pilots zorgvuldige inbedding en begeleiding behoeven om het risico te ontlopen dat ze eigen leven gaan leiden en uitmonden in iets dat geheel buiten de bedoeling ligt. De ruimte ligt binnen de gegeven kaders.
Figuren en website
De auteurs zijn meesters in het ontwerpen van figuren. Die vergroten het inzicht en sporen aan om de invulopdrachten daadwerkelijk te maken. De werkbladen die in het boek worden voorgesteld zijn te downloaden (www.vanideenaarafspraak.nl), al is het wel een beetje lastig dat de gebruiker per werkblad haar/zijn gegevens moet invoeren. Een dingetje.
Samenvatting
Samenwerken is makkelijker gezegd dan gedaan. Maar Tim Dees en Wilfrid Opheij bieden met hun boek een uitstekende leidraad. Zij onderbouwen alle vereiste stappen zorgvuldig en maken daarmee duidelijk dat je niets moet overslaan, de aanvankelijke spirit die voortvloeit uit het haalbare vergezicht ten spijt. Procesmatig bezien is samenwerking een zoektocht. De deelnemers moeten zich dat bij aanvang goed realiseren, want het zegt alles over de soort betrokkenheid en verantwoordelijkheid die het van ze vergt; alleen ga je sneller, maar samen kom je verder. Het besef moet groeien dat je met korte klappen weinig bereikt. Daarentegen kan een doordachte aanpak en proces leiden tot rake klappen. De maatschappelijke betekenis van voorzieningen, producten en diensten die door samenwerking haalbaar worden is dat meer dan waard.
1 Arend Ardon: Traag versnellen, Boom | Management Impact, 2020
